IT-Sicherheit und Datenschutz gelten vielen Unternehmern als Hinderungsgrund einer erfolgreichen Digitalisierung. Dabei ist in vielen Fällen das Gegenteil der Fall: Eine effektiv umgesetzte Normenkonformität kann sich sogar als Vorteil im Unternehmensalltag erweisen und neues Geschäft generieren. Eine Schlüsselrolle spielt dabei das Thema ISMS.
Zugegeben, es ist nicht ganz leicht, sich im Dschungel der Gesetze und Verordnungen so ohne weiteres zurechtzufinden. Egal ob es um die alles überragende EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO), Zertifizierungen wie ISO 27001, bundeseinheitliche Regelungen wie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) oder branchenspezifische Normen wie die Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk) oder die versicherungsaufsichtlichen Anforderungen an die IT (VAIT) geht: Unternehmen sehen sich mit einer ständig wachsenden Anzahl und Komplexität an Compliance-Anforderungen konfrontiert.
Daraus resultieren zahlreiche Herausforderungen: Welche Faktoren muss ein Unternehmen beispielsweise beachten, um seine Normenkonformität sicherzustellen? Welche Konsequenzen kann eine Nichteinhaltung nach sich ziehen? Und wie kann das Handlungsfeld Compliance ganzheitlich adressiert werden?
Angesichts dieser Komplexität verwundert es kaum, dass Compliance häufig vor allem als Last und Kostentreiber wahrgenommen wird. Dabei kann sie – effektiv umgesetzt – ein echter Business Enabler sein!
Normenkonformität als Garant für Sicherheit und Qualität
1. Sie stärken Ihre Position als Lieferant.
Insbesondere große Konzerne stellen häufig hohe Compliance-Anforderungen an ihre Lieferanten. Kann Ihr Unternehmen nachweisen, dass seine Geschäftsabläufe Compliance-konform und strukturiert sind und ein sicherer Umgang mit Kundendaten herrscht, so schaffen Sie damit die Vertrauensbasis für eine langfristige Zusammenarbeit mit Ihrem Auftraggeber.
2. Sie heben sich von Ihren Wettbewerbern ab.
Eine gelebte Normenkonformität hilft Ihnen aber nicht nur, sich gegenüber bestehenden Auftraggebern zu positionieren, sondern stärkt auch Ihre Position am Markt und gegenüber Ihren Wettbewerbern. Ein transparentes Informationssicherheitsmanagement kann unter Umständen das entscheidende Alleinstellungsmerkmal sein, das Sie von Ihren Mitbewerbern differenziert.
3. Ihre Mitarbeiter erhalten ein professionelles, IT-gestütztes Arbeitsumfeld.
Angesichts des anhaltenden Fachkräftemangels zählt eine professionelle Arbeitsumgebung heute zu den zentralen Stellschrauben, um Talente für ein Unternehmen zu gewinnen und langfristig zu binden. Wer seinen Mitarbeitern ein einfaches und sicheres Arbeiten anhand klarer Prozesse und Richtlinien ermöglicht, profitiert von höherer Mitarbeiterzufriedenheit und hat im War for Talents klar die Nase vorne.
4. Sie minimieren Ihre Compliance-Risiken nachhaltig.
Die Risiken sowie „Best Practices“ für einen bewussten Umgang damit zu kennen, gibt Orientierung und schafft Freiräume zur kontinuierlichen Qualitätsverbesserung. Die Wahrscheinlichkeit für negative Überraschungen wird deutlich reduziert und es bleibt mehr Freiraum zur Konzentration auf das Kerngeschäft.
Im Fokus: Informationssicherheitsmanagement
Eine Compliance-Kernkomponente und damit zentraler Dreh- und Angelpunkt zur Sicherstellung der Normenkonformität ist ein Information Security Management System (ISMS) gemäß ISO 27001. Das ISMS umfasst verschiedene Maßnahmen und Verfahren zur Implementierung, Steuerung, Kontrolle und laufenden Verbesserung der Informationssicherheit innerhalb eines Unternehmens. Dabei werden die Themen Qualitätsmanagement und Datenschutzmanagement mit adressiert.
Eine wichtige Stellschraube ist in diesem Kontext die Etablierung eines Service Desks als Single Point of Contact (SPOC). Er dokumentiert alle relevanten Incidents an zentraler Stelle und schafft damit Transparenz innerhalb Ihrer IT-Organisation. Der Service Desk dient Ihren Mitarbeitern als erste Anlaufstelle bei Problemen und hilft bei der strukturierten, zielgerichteten Lösungsfindung.
Ein weiterer Aspekt ist die Gewährleistung der VIV (Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit) der Daten. Moderne Cloud-Dienste eröffnen hier neue Möglichkeiten. So kann die Verantwortung für das Datenmanagement von der IT auf die zuständige Fachgruppe (Data Owner) übertragen werden.
Während die IT die notwendigen Rahmenbedingungen wie Vertraulichkeitsklassen, Aufbewahrungs-richtlinien oder Verschlüsselungsmöglichkeiten bereitstellt, liegt hier die Verantwortlichkeit für deren Anwendung bei der jeweiligen Fachgruppe.
Die erforderlichen Rahmenbedingungen für eine normenkonforme Arbeitsplatzumgebung sind bei unterschiedlichen Unternehmen sehr ähnlich.
Der Einsatz von Blaupausen zur Gestaltung der Arbeitsplatzumgebung, der Richtlinien, der Trainings, als auch zur Erstellung der Dokumentationen, ermöglicht es die Kosten deutlich zu reduzieren.
Damit kann das Kosten-Nutzen-Verhältnis vor der Entscheidung für die Umsetzung beurteilt werden.
Die Erfahrung aus mehreren Projekten hat gezeigt, dass durch die Beschäftigung mit den Best Practices, neue Ideen zur Weiterentwicklung der Organisation und zur Optimierung der Geschäftsabläufe entwickelt werden.
- 1. Aufsetzen eines IT Service Desks als zentrale Anlaufstelle
- 2. Besetzung der Rolle des Informationssicherheitsbeauftragten (ISB)
- 3. Dokumentation und interne Kommunikation der wichtigsten IT-sicherheitsrelevanten Abläufe:
- Umgang mit Security Incidents
- Ansprechpartner, Rollen und Verantwortlichkeiten
- Qualitätssicherung und kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)
- 4. Implementierung eines Intranets als zentrale Plattform für Kommunikation und Informationsmanagement
Um in vollem Umfang von den eingangs beschriebenen Mehrwerten eines normenkonformen Sicherheitsmanagementsystems zu profitieren, ist es zudem ratsam, das System zu zertifizieren und so die gelebte Qualität auch nach außen hin dokumentieren zu lassen.
Eine Anpassung der Prozesse und Strukturen an die geltenden Compliance-Vorgaben kann je nach Unternehmensgröße, bestehenden Organisationsstrukturen und internem Know-how mit erheblichen Aufwänden verbunden sein.
Diesem Aufwand stehen jedoch nachweisbare Vorteile gegenüber: Neben der eingangs bereits erwähnten Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit und Schaffung von Vertrauen, bei Kunden und Interessenten, Geschäftspartnern und Mitarbeitern, können Unternehmen mit einem ISMS ihre Geschäfts- und Haftungsrisiken deutlich senken, ihre IT- und Prozesskosten spürbar reduzieren und Bedrohungen wie Datenverlust oder –missbrauch frühzeitig erkennen und ausräumen.
